Data Validation’lı Excel Dosyası Dynamics 365’e Import için Nasıl Hazırlanmalı?
Dynamics 365’e Excel ile veri yüklemek işleri kolaylaştırır ama bazı riskleri de beraberinde getirir. Bunun nedeni ise sistemin veri formatına ve tutarlılığa çok hassas olmasıdır.
Dynamics 365’in import sistemi oldukça katı ve kural bazlı çalışır.
Örneğin; Excel’de A sütununda kayıtlı bir firma olsun. Bu Firmanın Adı: “ABCD LTD. ŞTİ.”
Eğer sen bu firma ile ilgili bir kaydı CRM’e ekleyeceksen isminin noktasına kadar aynı olması gerekiyor.
Yani sen “ABCD LTD ŞTİ” şeklinde eklemeye çalışırsan Dynamics 365’e excelini import ederken ilgili satırı yüklemeyecektir.
Neden yüklemediğini hata mesajlarından tek tek bulman gerekiyor. Bu yüzden Dynamics 365’e düzgün veri yükleyebilmek için excel ile oldukça fazla işimiz olacak.
Data Validation (veri doğrulama) ise bu noktada faydalanmamız gereken müthiş bir özellik. Doğru kullanıldığında hem veri temizliğini kolaylaştırıyor hem de import sürecindeki hata ile karşılaştığınız anları azaltmaya yarayabilir.
Bu yazıda, Data Validation kullanılan bir Excel dosyasını CRM’e yüklemeye sorunsuz hale getirmek için dikkat etmen gereken adımları paylaşacağım.
Data Validation CRM İçin Bir Engel Değil (Ama Gizli Tuzaklar Var)
Genel kanı şu:
“Data Validation varsa CRM’e veriyi upload edemezsin.”
Bu doğru değil. CRM aslında Data Validation’a takılmaz. Asıl takıldığı şeyler şunlar:
- Gizli formüller
- Dropdown listelerin kaynağının başka bir sayfada olması
- Boş görünüp aslında formatlı olan hücreler
- Kopyala-yapıştır ile gelen görünmez karakterler
Yani sorun Data Validation’ın kendisinde değil — onun yan etkilerinde.
Excel ile Yapılması Gereken Temizlikler
Excel’de hücrelerin içinde görünmeyen veya çok basit gibi duran formüller bile CRM import’ını bozabilir.
Örneğin:
· Hücrede “ABCD LTD. ŞTİ.” yazıyor gibi görünür
· Ama aslında hücrede =A1, =B5, =SHEET1!A2 gibi bir formül olabilir
· Sen bunu fark etmezsin çünkü formül sonucu normal bir değer gibi görünür
· CRM ise formülü kabul etmez, sadece ham veriyi algılar.
Yani CRM diyor ki:
“Ben Excel’in hesapladığı değeri istemiyorum, senin manuel girdiğin değeri istiyorum.”
Bu nedenle:
Yapman gerekenler:
Tüm verileri seç → Copy → Paste Special → Values
- Bu adım formülleri kaldırır ve hücrelere sadece ham değer bırakır.
- Gizli referansları temizler
- CRM’e sadece ham veri gitmesini sağlar
- Import sırasında “Invalid Format”, “Lookup not found” gibi hatalar azalır
Tüm sayfayı seç → Home → Clear → Clear Formats
Hücrelerin içinde görünmeyen kalıntılar olabiliyor. Clear Formats, Data Validation dışında her şeyi sıfırlar.
Not: Eğer hücrede bir tarih varsa, “Clear Formats” işlemi sonucunda tarih “48332” gibi bir sayıya dönüşmüş gibi görünebilir. Bu bir hata değildir. Excel tarihleri aslında seri numarası olarak saklar. Biçim temizlendiğinde sadece ham değer görünür. Hücreyi tekrar “Short Date / Long Date” formatına alarak görüntüyü eski hâline getirebilirsiniz.
CRM’in Alan Adları ve Exceldeki Sütun İsimleri Uyumlu Olmalı
Dynamics 365, sütun isimlerine ve veri tiplerine oldukça hassas. Yükleme yaparken sorun yaşamamak ve kafa karışıklığını en aza indirmek için CRM’deki alan adları ile excelini aynı isimlendirmeye çalış.
Kontrol listesi:
· Sütun adları CRM’deki alan adlarıyla birebir aynı mı? (Eğer çok ufak farklar varsa endişelenme. Mapping ekranında sana soracaktır.)
· Lookup alanlar ilgili tabloya uygun formatta mı?
· Choice/OptionSet alanlarında CRM’in beklediği label mı, value mı kullanıyorsun?
İpucu:
Dynamics’ten “Export Template” alıp kendi dosyanı onun üzerine kurmak her zaman daha güvenli.
Bunu şu şekilde yapabilirsin:
1. Dynamics 365 içinde Settings (Ayarlar) → Data Management (Veri Yönetimi) bölümüne gir.
2. Buradan Templates for Data Import (veya Türkçe arayüzde “Alma Şablonları/Almalar”) kısmını seç.
3. İlgili entity (Accounts, Contacts, Matters vb.) için hazırlanmış Import Template’i indir.
4. Bu şablon, CRM’in beklediği sütun adlarını, veri türlerini ve lookup formatlarını doğru şekilde içerir.
5. Kendi Excel’ini bu şablon üzerine kur; sütun adlarını ve veri tiplerini birebir eşle.
Not: Direkt olarak entity’e gidip “Export to Excel” diyip formatı da alabilirsin ama doğru şablon her zaman Data Management > Templates for Data Import (Almalar) bölümünden alınmalıdır. Bu yöntem, import sırasında hataları en aza indirger.
Dropdown Listeler İçin En Temiz Yöntem: Başka bir sheet oluşturmak
Benim en çok kullandığım yöntem şu:
1. “List” adında bir sheet açıyorum.
2. Tüm dropdown veri kaynaklarını buraya yazıyorum.
3. Data Validation’ı buradaki tabloya bağlıyorum.
Import öncesi:
Bu sheet’i tamamen siliyorum ve dropdown’ları value’a çeviriyorum.
Bu yöntemi şöyle uyguluyorum:
· “Sheet1” de doğru verilerin bulunduğu tabloyu oluşturuyorum.
· “List” sheet’indeki dropdown kaynaklarını, “Sheet1” den otomatik olarak çekecek şekilde bağlıyorum.
· Böylece dropdown her zaman güncel ve doğru veriden beslenmiş oluyor.
Son Kontrol
Import’tan önce her Excel dosyasına hızlı bir test yapmanı öneririm:
- Tüm hücreleri seç → *Ctrl + **
→ Gizli karakter var mı?
- Dosyayı CSV olarak kaydet → Uyarı veriyor mu?
- İlk önce bütün veri setini değil, yalnızca birkaç satırı test amaçlı CRM’e yükle.
Eğer yükleniyorsa geçiyorsa full import genelde sorunsuz olur.
Sonuç
Data Validation, CRM import sürecinde bir engel değil — doğru yönetildiğinde bir iş kolaylaştırıcı. Önemli olan:
· Formülleri temizlemek
· Dropdown’ları stabil hale getirmek
· CRM’in beklediği formatı birebir karşılamak
· Dosyayı yüklemeden önce küçük bir test yapmak
Bu adımları düzenli uyguladığında hem daha az hata alırsın hem de CRM’e veri hazırlama sürecin çok daha akıcı hâle gelir.